Persónuverndaryfirlýsing
Almennt
Smith & Norland leggur mikla áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf. Í þessari tilkynningu má sjá hvaða persónuupplýsingum fyrirtækið safnar um einstaklinga vegna starfsemi sinnar og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað við geymum þær lengi. Auk þess eru hér upplýsingar um á hvaða grundvelli fyrirtækið safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.
Hvað eru persónuupplýsingar og vinnsla persónuupplýsinga?
Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings, svo sem upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, fjárhag, heilsufar, IP-tölu og fleira.
Með viðkvæmum persónuupplýsingum er átt við persónuupplýsingar sem njóta sérstakrar verndar samkvæmt persónuverndarlögum, s.s. upplýsingar um þjóðernisuppruna eða kynþátt, stjórnmála- og trúarskoðanir, stéttarfélagsaðild, erfðagögn, heilsu, kynlíf eða kynhneigð.
Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við alla meðferð og notkun persónuupplýsinga svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, breytingu eða eyðingu.
Hvernig vinnur Smith & Norland persónuupplýsingar?
Hjá okkur fer vinnsla persónuupplýsinga fram á lögmætum grundvelli og í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Fyrirtækið gætir þess jafnframt að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg upprunalegum tilgangi vinnslunnar.
Fyrirtækið gætir að því að farið sé að eftirfarandi meginreglum:
- Að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum hætti.
- Að persónuupplýsingum sé einungis safnað í skýrum tilgangi.
- Að ekki sé safnað meiri persónuupplýsingum en nauðsynlegt er.
- Að persónuupplýsingar séu nákvæmar og uppfærðar þegar þörf krefur.
- Að persónuupplýsingar séu ekki geymdar lengur en þörf er á.
- Að gætt sé að öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi varúðarráðstöfunum.
Sjálfvirk ákvarðanataka
Sjálfvirk ákvarðanataka er það ferli þegar tekin er ákvörðun með sjálfvirkum hætti án nokkurrar mannlegrar aðkomu. Slíkar ákvarðanir geta verið byggðar á persónusniðum, þ.e. þegar persónuupplýsingar eru notaðar til að meta tiltekna þætti er varða hagi einstaklings, einkum til að greina eða spá fyrir um þætti er varða frammistöðu hans í starfi, fjárhagsstöðu, heilsu, o.fl. Dæmi um sjálfvirka ákvarðanatöku væri ef ákvörðun um lánveitingu í gegnum vefsíðu byggði eingöngu á lánshæfismati.
Hjá okkur fer ekki fram sjálfvirk ákvarðanataka við vinnslu persónuupplýsinga.
Um hverja safnar Smith & Norland persónuupplýsingum?
Í starfsemi okkar er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar, sem fyrirtækið hefur undir höndum, eru um starfsmenn þess, viðskiptavini, tengiliði viðskiptavina, viðsemjendur og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.
Hvaða persónuupplýsingum safnar Smith & Norland um þig?
Við meðhöndlum ólíkar persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga eftir því hvaða starfsemi fyrirtækisins er um að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast fyrirtækið við að safna aðeins þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.
Við söfnum og vinnum með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um umsækjendur, fyrrverandi og núverandi starfsfólk:
- grunnupplýsingar (nafn, heimilisfang, netfang o.fl.)
- andlitsmynd
- stéttarfélagsaðild
- bankaupplýsingar
- skattaupplýsingar
- upplýsingar
- úr starfsumsókn
- úr ráðningarsamningi
- úr tímaskráningu
- um launagreiðslur
- um heilsufar
- úr tölvupóstssamskiptum
- um orlof
- um meðlagsgreiðslur
- um verkefnastöðu
- úr frammistöðukönnunum
- úr starfsmannasamtölum
- um ástæðu áminningar/uppsagnar
Við söfnum og vinnum með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um umsækjendur, viðskiptavini og birgja:
Tölvupóstssamskipti
Við notum m.a. tölvupóst til að eiga í samskiptum við umsækjendur, viðskiptavini og tengiliði birgja og söfnum í þeim tilgangi tengiliðaupplýsingum ásamt samskiptunum sjálfum.
Tilboðsgerð
Í þeim tilgangi að gera samninga við viðskiptavini okkar söfnum við grunnupplýsingum um þá.
Reikningagerð
Í þeim tilgangi að senda út reikninga og innheimta viðskiptaskuldir söfnum við grunnupplýsingum um viðskiptavini ásamt reikningsupphæð.
Viðskiptamannaskrá
Í þeim tilgangi að halda skrá um núverandi og fyrrverandi viðskiptavini (birgja) okkar ásamt viðskiptasögu söfnum við grunnupplýsingum um þá.
Hafa samband í gegnum vefsíðu
Við tökum við ábendingum frá viðskiptavinum okkar í gegnum vefsíðu Smith & Norland, söfnum í þeim tilgangi auðkennis- og tengiliðaupplýsingum ásamt innihaldi ábendingar.
Í hvaða tilgangi safnar Smith & Norland persónuupplýsingum um þig?
Tilgangurinn með söfnun upplýsinganna er að:
- Geta efnt samningsskyldu, til dæmis við starfsmenn og viðsemjendur.
- Geta veitt viðskiptavinum umbeðna þjónustu.
- Gæta að lögmætum hagsmunum fyrirtækisins, til dæmis með eftirlitsmyndavélum í öryggis- og eignavörsluskyni.
- Uppfylla lagaskyldu.
Á hvaða lagagrundvelli vinnur Smith & Norland persónuupplýsingar um þig?
Við söfnum og vinnum persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:
- Samþykki þínu.
- Til að uppfylla samningsskyldu.
- Til að uppfylla lagaskyldu.
- Til að gæta að lögmætum hagsmunum fyrirtækisins.
Hve lengi geymir Smith & Norland persónuupplýsingar um þig?
Við geymum persónuupplýsingar aðeins í þann tíma sem fyrirtækinu er nauðsynlegt að hafa þær undir höndum. Þegar ekki er þörf fyrir að hafa persónuupplýsingar lengur undir höndum eyðum við þeim með öruggum hætti.
Frá hverjum safnar Smith & Norland upplýsingum um þig?
Við söfnum persónuupplýsingum frá þér beint. Ef safnað er persónuupplýsingum frá þriðja aðila munum við eftir fremsta megni leitast við að upplýsa viðkomandi einstakling um það.
Hvenær miðlar Smith & Norland þínum persónuupplýsingum til þriðju aðila og af hverju?
Fyrirtækið miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem ráðnir eru af okkur til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitenda, umboðsmanna eða verktaka. Í þeim tilvikum gerir fyrirtækið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum Smith & Norland um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti.
Við miðlum einnig upplýsingum til þriðju aðila þegar skylda stendur til þess samkvæmt lögum, til dæmis til Landlæknis sem hefur heimild til að kalla eftir upplýsingum, sbr. lög um landlækni og lýðheilsu nr. 41/2007.
Flutningur persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið
Smith & Norland er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Fyrirtækið gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.
Réttindi þín
Hafir þú veitt samþykki þitt fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga átt þú rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 á að afturkalla samþykki þitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá nýtur þú einnig annarra réttinda, svo sem réttar til aðgangs að gögnum þínum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum um þig verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þig og réttar til að flytja eigin gögn. Hafa skal í huga að réttindi þín eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.
Öryggi persónuupplýsinga
Smith & Norland hefur gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna. Auk þess stuðlar fyrirtækið að því að starfsmenn fái reglulega viðeigandi fræðslu og þjálfun um öryggismál.
Samskiptaupplýsingar Smith & Norland
- Nafn: Smith & Norland hf.
- Kt. 600269-6319.
- Heimilisfang: Nóatúni 4, 105 Reykjavík.
- Netfang: jonn@sminor.is
Persónuverndarfulltrúi
Hafi einstaklingar frekari spurningar um persónuverndaryfirlýsingu þessa geta þeir ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúann okkar. Þetta eru samskiptaupplýsingarnar hjá honum:
- Nafn: Dattaca Labs Iceland ehf.
- Heimilisfang: Kalkofnsvegur 2, 101 Reykjavík.
- Netfang: dpo@dattacalabs.com.
- Símanúmer: 517 3444.
Réttur til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd
Dragir þú í efa að Smith & Norland meðhöndli persónuupplýsingar þínar í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hefur þú rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd (www.personuvernd.is).
Endurskoðun þessarar persónuverndaryfirlýsingar
Persónuverndaryfirlýsing þessi getur frá einum tíma til annars tekið breytingum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða ef breytingar verða gerðar á því hvernig Smith & Norland vinnur með persónuupplýsingar.
Eftir að breytingar hafa verið gerðar á persónuverndaryfirlýsingunni taka þær gildi þegar uppfærð útgáfa hefur verið birt.
Síðast uppfært: september 2021